Como fazer administração de obra na construção ou reforma?

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Quando uma pessoa vai construir sua primeira casa ou fazer a primeira reforma, ele pode cometer um erro comum que é ignorar ou não dar a devida importância à administração da obra.

Normalmente preocupa-se em contratar os profissionais que farão a execução do trabalho, mas as vezes esquece que a construção ou reforma de uma casa é um projeto que precisa de uma administração, assim como uma empresa precisa ser administrada para que obtenha êxito.

Essa administração pode ser feita pela própria pessoa, ou seja, o proprietário da obra, bem como ele pode delegar a um terceiro. Em grandes construções, normalmente o próprio arquiteto ou o engenheiro civil, responsável pelo projeto faz este trabalho e eles cobram por isso, evidentemente.

Mas em escalas menores é mais comum o próprio proprietário desenvolver esta função e se este é o seu caso, segue abaixo algumas dicas, que por minha experiência em algumas construções e reformas, posso dar sobre como administrar a obra.

Antes de começar

A administração começa antes e é ela que dará as bases para o início dos trabalhos. Com isso, acredito que as providências abaixo sejam bem vindas:

• Cronograma: Monte um cronograma de atividades. Pode ser feito de várias formas, mas é importante que ele tenha as tarefas, quando iniciaram, quem será responsável e quais as condições para a sua execução. Mas lembre-se que ele não pode ser rígido demais, pois é comum ele sofrer alterações. Uso o Excel, um serviço no celular ou mesmo um caderno físico para criar o cronograma.
• Contratação: Com o cronograma definido, você saberá quais os profissionais e serviços precisarão ser contratados e quando isto terá de ser feito. Alguns serviços dependem da conclusão de outros, pois isso é importante atentar bem para isso.
• Compras: O seu cronograma também dará a você a indicação dos materiais que serão necessários para cada etapa, assim, você poderá executar as compras que serão mais imediatas para o início das obras e aquelas que deverão ocorrer durante a obra. De qualquer forma, já é possível fazer uma programação e agendar, se for o caso, não só a compra, mas também a entrega de alguns materiais.

Durante a obra

Uma vez que ela esteja em andamento o trabalho deve continuar de acordo com o que foi definido no cronograma. Basicamente o trabalho aqui é de acompanhamento, ajustes no cronograma e execução das tarefas como definidas nele.

Essa administração durante a obra pode ser feita a distância, ou seja, do seu ambiente de trabalho, se for permitido e possível fazer. Mas eu recomendo muito que ela seja feito presencialmente.

No meu caso, na última reforma que fiz, eu tinha uma espécie de escritório na obra que funcionava em um cantinho da garagem, onde a mesa era uma caixa de papelão e um caderninho físico continha as anotações e no celular o cronograma das atividades.

Neste período destaco como importante ou necessário as seguintes tarefas:

• Realizar a compra de materiais quando for necessário
• Acompanhar o processo de entrega, pois a falta de material no canteiro de obras é um dos maiores problemas que você pode enfrentar
• Verificar a qualidade dos materiais e a quantidade comprada e entregue.
• Acompanhar a execução dos serviços dos profissionais contratados, garantindo que a qualidade esteja sendo observada
• Identificar possíveis problemas não previstos no projeto e formas de solucioná-los. Neste caso em muitas das ocasiões é necessário estar em contato com o arquiteto ou engenheiro civil para orientações devidas
• Responder aos órgãos públicos ou privados a respeito do andamento da obra e adequação dos trabalhos às normas locais aplicáveis
• Entre outros

Depois da conclusão

Depois que os trabalhos estejam prontos é necessário um checklist para verificar se todo o processo está concluído. Neste caso é importante observar o cronograma de pagamentos que ainda podem ter validade por algum tempo, no caso de compras a prazo, documentação que precisa ser expedido, como a solicitação do habite-se junto a prefeitura, recolhimento do INSS junto a Receita Federal, entre outros.

Também faz parte deste processo o que eu chamaria de teste de carga, termo este importado da minha profissão, análise de sistemas. O teste de carga é usado quando um sistema de informação é concluído ou liberado para o uso e precisa passar por uma bateria de usos a fim de verificar se ele atende ao que foi proposto no projeto.

Com uma casa não é diferente e neste teste de carga os seguintes itens podem ser testados:

• Escoamento de água no piso de banheiros, cozinha e demais áreas molhadas
• Escoamento de água em pias de cozinhas, banheiros e outros ralos da casa
• Fluidez da água e dejetos em vasos sanitários
• Iluminação natural durante o dia e artificial a noite
• Funcionamento de portas e janelas
• Funcionamento de tomadas elétricas, interruptores, ventilador de teto, ar condicionado, interfone e outros dispositivos elétricos da casa
• Entre outros

Dicas gerais

Seja criterioso na sua administração, não só no que diz respeito à construção em si, mas também em outros aspectos como respeito à legislação e outros itens ligados a certas burocracias. Alguns exemplos são:

• Não colocar material de construção na calçada;
• Não usar a rua para fazer massa ou outros usos. Se eventualmente for usado, lavar imediatamente ao uso;
• Cuidados com horários e ruído excessivos e desnecessários;
• Escoamento de água no piso de banheiros, cozinha e demais áreas molhadas
• Escoamento de água em pias de cozinhas, banheiros e outros ralos da casa
• Fluidez da água e dejetos em vasos sanitários
• Iluminação natural durante o dia e artificial a noite
• Funcionamento de portas e janelas
• Funcionamento de tomadas elétricas, interruptores, ventilador de teto, ar condicionado, interfone e outros dispositivos elétricos da casa
• Entre outros.

Conclusão

Você mesmo pode fazer a administração da obra de construção e reforma da sua casa e as dicas acima podem ser usadas para montar o seu planejamento ou cronograma de atividades.

Administrar requer organização das coisas, paciência e tempo para planejar, analisar e monitorar os trabalhos. Mas se bem feito, os resultados são recompensadores.

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